Vous aiderez le directeur du service dans la coordination et la gestion administrative.
Supervision des tâches de :
- Assurer un accueil téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes et externes du département
- Accueillir les candidats ou visiteurs ayant un rendez-vous individuel ou collectif dans les locaux
- Apporter toute forme d’aide et de support logistique aux visiteurs de passage d’organisation
- Gestion de l’agenda du Manageur
- Planifier et organiser les conférences téléphoniques, les réunions internes et externes en coordination avec les autres assistantes
• Saisie des courriers, bordereaux d'envoi, notes de service, comptes rendus de réunion, y compris leur diffusion et enregistrement/classement
• Saisie informatique des Dossiers de Consultation des Entreprises (Cahiers des Clauses Techniques Particulières, Bordereaux de Prix, planning prévisionnel des travaux, …)
• Rédaction des compte-rendu de chantier
• Enregistrement des courriers arrivés (papier et fichier) et diffusion aux personnes concernées y compris reprographies si nécessaire
• Mise à jour des listes de suivi de projets OPE/PTR/CT
• Gestion de l'agenda du Directeur
• Archivage des dossiers du travail du Directeur
• Gestion logistique de la salle de réunion • Numérisation des courriers signés

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